昨年、一般自動車貨物と第一種自動車利用運送、及び倉庫業の役員変更の届出を一括届出書を使って東京運輸支局に提出しました。
受理もされたことあって特に問題ないと思っていたのですが、先日そのお客様から連絡がありました。
「倉庫業だけ届出がされていないということを運輸局から指摘された」というのです。
慌てて調査し、運輸局の担当にも確認したのですが、担当者からの返事は「問題なく受理されており、届出には疑義なし」というものでした。
その後、運輸局の倉庫担当の方から連絡がありまして、どうやら倉庫業のデータベースにおけるフォーマットの問題ではないかと言われました。
どういうことかといいますと、倉庫業のデータベースには役員の記載欄には文字数制限があるとのことです。
お客様の会社は外資系で、代表取締役が日本人と外国人の2名いらっしゃいます。
外国人名は長いこともあってデータベースに入らずに、日本人の名前のみを入れてしまった結果、その後の手続きの中で見慣れない役員名があって運輸局の人間が見間違えたのではないかということでした。
…正直、これは盲点でした。
対策の取りようはないのですが、控えをきちんと取り、担当者との関係をさらに強くしておくことくらいでしょうか。
気を付けたいものです。